Đây là cụm từ của Daniel Coyle, tác giả “Mật mã tài năng”, nay quay lại cùng “Mật mã văn hóa” để khám phá bí mật của những nhóm thành công cao.
Cần mang lại mục đích cho nhóm của bạn
Thế giới của chúng ta quay tròn do ta biết làm việc cùng nhau. Ngay cả những thiên tài lỗi lạc nhất trong chúng ta thỉnh thoảng cũng cần được giúp một tay để giúp ý tưởng của họ cất cánh, nhưng việc hợp tác với nhau để đạt được một mục tiêu chung không dễ dàng như vẻ ngoài. Cho dù là ở văn phòng hay trên sân thể thao, một nhóm hoạt động không bình thường có thể nhanh chóng khiến bầu không khí trở nên tồi tệ và dẫn đến mọi hình thức đấu đá nội bộ. Vì vậy, điều gì làm cho một nhóm hiệu quả nhiều hơn tổng số các bộ phận của nó? Dựa trên các bằng chứng khác nhau, từ nghiên cứu về việc học sinh mẫu giáo xây tháp spaghetti, đến cách các công ty thành công nhất hiện nay điều hành nơi làm việc của họ, Mật mã Văn hóa của Daniel Coyle khám phá tầm quan trọng của cách ta tương tác với đồng nghiệp đồng thời cung cấp nhiều mẹo giúp tránh hủy hoại nhóm.
Văn hóa nhóm
Văn hóa nhóm yếu kém là kết quả của việc tập trung vào các kỹ năng và bỏ qua các tương tác. Cho dù đó là một gia đình, một nhóm bạn bè hay đồng nghiệp, tất cả chúng ta đều là thành viên của các nhóm khác nhau. Và dù lớn hay nhỏ, mỗi nhóm đều có nét văn hóa đặc trưng riêng. Vậy, văn hóa nhóm là gì? Về bản chất, đó là mối quan hệ giữa những người làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung. Tuy nhiên, không phải nền văn hóa nhóm nào cũng đều giống nhau. Một số nhóm hoạt động tốt, trong khi một số khác hoạt động không bình thường. Nếu bạn đã từng làm việc trong một văn phòng hoặc sống trong một ngôi nhà có văn hóa nhóm nhiều khiếm khuyết, bạn sẽ biết bầu không khí dày đặc và căng thẳng đến mức nào. Đó thường là kết quả của việc các thành viên trong nhóm tập trung vào điều sai trái. Thay vì chú ý đến chất lượng của các tương tác, họ đấu tranh để xác định vị trí của mình trong nhóm và dành thời gian lo lắng về địa vị của chính mình. Ngay khi bạn bắt đầu làm điều đó, bạn không còn tập trung vào công việc hiện tại nữa. Mọi thứ trở thành một câu hỏi rằng ai có thể bị chỉ trích và quy tắc nào sẽ bị đem ra tranh luận. Đó là một công thức của thảm họa.
Hãy xem một nghiên cứu được kỹ sư Peter Skillman thực hiện. Ông yêu cầu các nhóm học sinh mẫu giáo, sinh viên trường kinh doanh và luật sư tham gia một cuộc thi đơn giản. Mục đích của bài tập là xây dựng cấu trúc cao nhất có thể bằng cách sử dụng mì spaghetti chưa nấu chín, băng dính, một thước dây và một viên kẹo dẻo. Nếu bạn thích cá cược, chắc chắn bạn sẽ đặt tiền của mình vào các sinh viên hoặc luật sư, phải không? Xét cho cùng, họ là những người có chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức tổng quát nhất. Hóa ra, những đứa trẻ mẫu giáo lại chiến thắng. Vì vậy, làm thế nào mà các trẻ mẫu giáo chiếm ưu thế trước các đối thủ lớn tuổi hơn và có lẽ là khôn ngoan hơn? Câu trả lời là sự linh động của nhóm. Ví dụ, các sinh viên trường kinh doanh luôn bắt đầu bằng việc phân tích nhiệm vụ trước mắt, thảo luận về chiến lược phù hợp để tuân theo và âm thầm thiết lập một hệ thống phân cấp. Các học sinh mẫu giáo theo đuổi một cách tiếp cận hoàn toàn khác. Thay vì cố gắng tìm ra ai chịu trách nhiệm về việc gì, các trẻ chỉ đơn giản là bắt tay vào làm. Không lãng phí một lời nào, chúng túm tụm lại với nhau và bắt đầu thử nghiệm. Nếu một nỗ lực không thành công, chúng sẽ thử một cách nào đó khác. Cuối cùng, chúng đã giành chiến thắng trong cuộc thi vì chúng tập trung vào sự tương tác. Chúng đã hợp tác để đạt được một mục tiêu chung hơn là cạnh tranh với nhau. Vì vậy, làm sao để bạn có thể làm cho các nhóm của mình giống nhóm mẫu giáo hơn? Trong phần tiếp theo, ta sẽ đi sâu hơn vào câu hỏi về văn hóa nhóm để tìm hiểu.
Gieo trồng tính an toàn
Nuôi dưỡng cảm giác an toàn và thân thuộc là nền tảng của văn hóa nhóm vững mạnh. Hãy tưởng tượng bạn được giao một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi từng chút kỹ năng và chuyên môn của bạn. Bạn có hai lựa chọn là nơi làm việc, nhà riêng của bạn hoặc một căn phòng đầy những người hoàn toàn xa lạ. Bạn sẽ có nhiều khả năng thành công hơn trong bối cảnh nào? Hầu hết chúng ta sẽ không ngần ngại nói ra câu trả lời: Tất nhiên sẽ dễ dàng hơn nhiều trong chính ngôi nhà của bạn, phải không? Đó là một môi trường an toàn, và nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các nhóm. Một nhóm sẽ hoạt động hiệu quả hơn nhiều nếu mỗi thành viên của nhóm cảm thấy an toàn. Cần suy nghĩ một chút về khái niệm an toàn. Nó là gì, và tại sao nó lại quan trọng như vậy? Tính an toàn cuối cùng là về cảm giác quen thuộc và kết nối. Khi ta cảm thấy an toàn, ta biết rằng không có mối nguy hiểm vô hình nào rình rập ở mọi ngóc ngách. Một nền văn hóa nhóm mạnh mẽ sẽ nuôi dưỡng ý thức đó, và điều đó sẽ thúc đẩy hiệu suất cá nhân.
Lắng nghe
Hãy cho mọi người biết rằng bạn đang lắng nghe họ và bạn biết rằng bạn không hoàn hảo. Vì vậy, ta biết rằng sự thành công của các nhóm phụ thuộc vào việc làm cho mọi người cảm thấy an toàn. Nhưng việc tạo ra một môi trường an toàn không phải là thứ có thể học được từ sách vở. Giống như mài giũa kỹ năng bóng đá của bạn, đó là điều cần có thời gian và luyện tập. Điều đó nói rằng, có một vài lời khuyên có thể giúp bạn trên đường đi. Nếu bạn muốn tạo ra một môi trường làm việc an toàn, điều cần thiết là bạn phải cho những người xung quanh biết rằng bạn đang lắng nghe những gì họ nói.
Một mẹo hàng đầu khác là để người ta nhìn thấy điểm yếu của bạn, chứng tỏ rằng bạn nhận thức được sự không hoàn hảo của chính mình và thừa nhận rằng bạn cũng sớm mắc lỗi khi tương tác, điều đó tạo nền tảng cho cảm giác an toàn. Tất nhiên, thừa nhận điều này không dễ dàng. Thông thường, ta quyết tâm làm người khác lóa mắt bằng sự tự tin của mình, nhưng đó không phải là cách tốt nhất để khiến người khác thoải mái. Một chiến lược hiệu quả hơn nhiều là làm cho người khác cảm thấy bạn cần sự giúp đỡ của họ. Điều này có thể đơn giản như sử dụng một cụm từ gợi ý đầu vào, chẳng hạn như tất nhiên là tôi có thể sai, tôi có bỏ sót điều gì không hoặc hỏi ai đó họ nghĩ gì. Vì vậy, đây là kỹ năng đầu tiên bạn cần để tạo ra một môi trường an toàn. Ngoài ra, còn chiến lược thiết yếu thứ hai dưới đây.
Chia sẻ những điểm dễ tổn thương
Chia sẻ các điểm dễ tổn thương của bạn là rất quan trọng nếu bạn muốn nhóm của mình hoạt động ở mức cao nhất. Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn tương tác với người khác. Bạn đã bao giờ phóng đại kiến thức của mình và cố gắng hết sức để chứng tỏ năng lực của mình chưa? Nếu điều đó nghe có vẻ quen thuộc, bạn nên dừng lại. Mặc dù nghe có vẻ ngược đời nhưng việc chia sẻ các điểm dễ tổn thương của bạn là điều cần thiết để tăng hiệu suất của nhóm. Nhưng làm thế nào để điều này phát huy tác dụng? Bắt chước là một động lực phổ biến trong các nhóm. Ta tiếp thu cách cư xử của những người xung quanh và tiếp thu những khuôn mẫu tương tự. Việc thừa nhận điểm yếu và sai lầm báo hiệu cho các thành viên khác trong nhóm rằng họ có thể làm điều tương tự. Đó là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin.
Truyền đạt kinh nghiệm của bạn
Truyền đạt kỳ vọng của bạn rằng mọi người sẽ hợp tác và dẫn đường bằng cách chỉ ra các điểm dễ tổn thương của bạn. Vì vậy, làm thế nào để bạn xây dựng một đội mạnh? Một nơi tốt để bắt đầu là truyền đạt kỳ vọng của bạn rằng mọi người sẽ hợp tác với nhau. Nói rằng bạn muốn hợp tác với ai đó là một cách khác để nói rằng bạn cần họ giúp đỡ, đó cũng là một cách chia sẻ những điểm yếu của bạn. Khi bạn cho mọi người biết rằng bạn đang tin tưởng vào sự giúp đỡ của họ, điều đó cho họ biết rằng họ cũng có thể cảm thấy thoải mái khi thừa nhận những thiếu sót của mình. Nó tạo ra một môi trường trong đó không ai phải đi một mình và tự mình quản lý mọi thứ.
Đó là một mẹo tiện lợi đã được Tim Brown, người đứng đầu cơ quan tư vấn đổi mới quốc tế, IDEO, đưa vào thực hiện. Khi bắt đầu mỗi nhiệm vụ, anh nói rõ ràng về nhu cầu hợp tác và nói với các đồng nghiệp của mình rằng vấn đề càng phức tạp thì nhóm càng cần phải hợp tác để phát triển các giải pháp. Triết lý hợp tác đó chính là cốt lõi cho sự thành công của IDEO. Điều đó có thể khiến bạn băn khoăn về vai trò của các nhà lãnh đạo trong tất cả những điều này. Câu trả lời là trong chính từ đó. Nhiệm vụ của họ là lãnh đạo. Và điều đó có nghĩa là hãy là người đầu tiên bước đi trên tấm ván và thừa nhận những điểm yếu của mình.
Bạn có thể thấy tại sao điều này lại quan trọng đến vậy bằng cách tưởng tượng một cuộc họp văn phòng với cả đồng nghiệp và quản lý của bạn. Thật không may, người trước lại sợ người sau, vì họ lo lắng về việc giữ vẻ bề ngoài và thể hiện kiến thức cũng như năng lực của mình. Nhưng, phạm sai lầm là chuyện bình thường. Tất cả chúng ta đều phạm sai lầm. Chúng là một phần của quá trình học tập, đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo cần phải là hình mẫu và dẫn đường. Bằng cách thừa nhận những điểm yếu và sự không hoàn hảo của mình, họ giúp thúc đẩy một môi trường cởi mở, trong đó mọi người có thể thừa nhận sai lầm và cùng những người khác tìm ra giải pháp.
Tạo ra mục đích
Thiết lập ý thức chung về mục đích là bí quyết để đạt được thành tích tuyệt vời của nhóm. Nếu bạn đã từng chơi hoặc thậm chí chỉ xem một môn thể thao đồng đội, chẳng hạn như bóng đá hoặc bóng rổ, thì bạn sẽ biết rằng các đội thường xuyên thể hiện thành tích xuất sắc có chung tầm nhìn rõ ràng về cách chơi cùng nhau và những gì họ muốn đạt được. Đó là bởi vì ý thức chung về mục đích là chìa khóa cho hiệu suất của nhóm.
Ý thức về mục đích chỉ đơn giản là một tập hợp các niềm tin và giá trị làm nền tảng cho hành động của mọi người. Đó là thứ định hình bản sắc của một nhóm và cho những người khác biết nhóm đó đại diện cho điều gì. Văn hóa hợp tác không thể thiếu nó. Ý thức chung về mục đích cung cấp cho các thành viên trong nhóm một kho ý tưởng chung và điều chỉnh hành vi của họ. Bởi vì ý thức chung về mục đích rất quan trọng đối với sự gắn kết và hiệu suất của nhóm, nên các công ty thường cố gắng tạo ra môi trường có mục đích cao. Đây là một cách hướng dẫn hành động xung quanh một mục đích có thể lặp lại luôn ở trong tâm trí của các thành viên trong nhóm. Môi trường có mục đích cao chứa đầy những tín hiệu kết nối các thành viên trong nhóm với mục tiêu chung trong tương lai. Giáo sư tâm lý học, Gabriele Oettingen, đã chứng minh trong một số nghiên cứu rằng việc truyền đạt các mục tiêu chung, chẳng hạn như “sự an toàn của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi”, giúp đoàn kết các thành viên trong nhóm đồng thời làm cho mục tiêu chung của họ có thể tiếp cận được.
Tâm trí của chúng ta rất dễ tiếp thu những câu chuyện kể và dữ liệu từ quét não liên tục chứng minh điều đó. Khi chúng ta đối mặt với một sự thật đơn giản, bộ não của chúng ta hầu như không hoạt động. Cùng lắm là chúng ta nắm được ý nghĩa của sự kiện. Mặt khác, những câu chuyện tích cực thu hút tâm trí của chúng ta. Chúng ta không khỏi bắt đầu suy nghĩ về nhân quả, cũng như ý nghĩa lớn hơn của câu chuyện. Điều đó làm cho việc kể chuyện trở thành động lực thúc đẩy hành động mạnh mẽ. Nó thúc đẩy chúng ta theo đuổi một mục tiêu chung, chẳng hạn như đặt sự an toàn của khách hàng lên hàng đầu.
Sự lặp lại
Nếu bạn muốn xây dựng ý thức về mục đích, hãy lặp đi lặp lại điều đó và đừng né tránh những khẩu hiệu ngô nghê. Thiết lập ý thức về mục đích không phải là điều bạn có thể làm trong một đêm. Nó không đơn giản như khắc một tuyên bố sứ mệnh vào một khối đá granit và đặt nó bên ngoài trụ sở công ty. Vì vậy, hãy dành thời gian cần thiết, vì đó là một quá trình liên quan đến những thất bại và học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ. Mặc dù vậy, có một vài lời khuyên có thể giúp bạn. Sự lặp lại là không thể thiếu đối với ý thức chung về mục đích. Và sự lặp lại thực sự có nghĩa là sự lặp lại, đến mức có thể tái mặt sau khi ca ngợi xong những niềm tin cốt lõi của công ty mình. Bởi vì chúng ta biết mình muốn nói gì khi nói điều gì đó, nên ta thường cho rằng những ưu tiên của mình đã được truyền đạt cho người khác, nhưng sự thật không phải như vậy. Đó là lý do tại sao bạn không nên ngại lặp lại. Nếu bạn muốn điều gì đó rõ ràng, hãy nói đi nói lại 10 lần.
Một cách hiệu quả khác để thiết lập ý thức chung về mục đích là sử dụng các cụm từ ngắn gọn và linh hoạt. Tất nhiên, những cách này có thể hơi ngô nghê, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không hiệu quả. Ví dụ, công ty giày và quần áo trực tuyến Zappos có khẩu hiệu đáng nhớ là “Tạo ra niềm vui và một chút kỳ quặc” hoặc công ty tư vấn IDEO, “Nói ít hơn, làm nhiều hơn”. Dù sến hay không, chúng cũng là những lời nhắc nhở hữu ích về những gì một công ty đại diện. Vì vậy, hãy đề cao chúng.
Kết luận
Sự năng động của nhóm quyết định kết quả. Khi một nhóm tập trung sự chú ý của mình vào những điều sai lầm, nó sẽ đánh mất điều quan trọng nhất cho độ hiệu quả của nó: sự tương tác của các thành viên. Nhưng một nhóm năng động lành mạnh và hiệu quả là có thể. Cách tốt nhất để đạt được điều đó là tạo ra một môi trường an toàn trong đó mọi người có thể chia sẻ những điểm yếu của họ. Khi bạn thêm ý thức chung về mục đích vào hỗn hợp này, bạn đã có công thức hoàn hảo để thành công! Lời khuyên thực tiễn cho mỗi cá nhân là hãy học cách trở thành một người biết lắng nghe. Cho dù đó là gia đình, đội bóng địa phương hay nơi làm việc, rất có thể bạn là thành viên của ít nhất một nhóm, vậy bạn sẽ làm cách nào để đóng góp vào thành công của nhóm đó? Tất nhiên, hiệu suất cá nhân của bạn là điều cần thiết, nhưng bạn không nên quên cả nỗ lực tạo ra một nhóm năng động lành mạnh. Sự cởi mở và chú ý đến chi tiết là chìa khóa, điều đó có nghĩa là không chỉ lắng nghe những gì các thành viên khác nói mà còn thể hiện rằng bạn đang lắng nghe. Và khi đến lượt bạn nói lên suy nghĩ của mình, hãy nhớ mời những người khác tham gia và chia sẻ phản hồi của họ.
Nguồn: Blinkist, The culture code
ThS. Vân Anh dịch, biên tập và trình bày